Association des personnes du 3ième Age – « CLUB DES TROIS VALLEES » Avenue de Bonaguil 47500 Fumel clubdestroisvallees@gmail.com

Règlement interne version finale

1. Informations Générales

En ligne avec l’article 12 des statuts, l’objective de ce règlement interne est de compléter et de détailler les statuts de l’association «  ASSOCIATION DU 3^ième AGE – CLUB DES TROIS VALLEES », (l’Association), ou besoin. En cas de discordance ce sont les articles des statuts qui font fois.

2. Organisation de l’Association

Conformément l’article 10 des Statuts, l’Assemblé Générale se réunit chaque année au mois de janvier. Lors de l’Assemblé Générale le Conseil d’Administration est élu pour une période de deux (2) ans (article 9 des statuts), les membres sont rééligibles. Tous les membres du Conseil d’Administration sont des membres actifs de l’Association qui participent régulièrement aux activités de l’Association. Le Conseil d’Administration nomme les membres du BUREAU. Le Bureau est nommé pour une période de deux (2) ans est composé de :

• 1 Président(e) 

• 2 Vice-Président(e)s

• 1 Secrétaire

• 1 Trésorier 

Les membres du Bureau sont également rééligibles après un mandat de deux(2) ans.

Le Conseil d’Administration se réunit au moins tous le six (6) mois, sur convocation du Président(e) ou à la demande de minimum un quart des membres du Conseil d’ Administration. 

La convocation se fait par écrit (lettre ou e-mail) et contient l’ordre du jour. Les membres du Conseil d’Administration peuvent demander d’ajouter des points de discussion sur l’ordre du jour. 

Lors des réunions du Conseil d’Administration, le Bureau informe les membres de la situation financière et toute autre information sur le fonctionnement de l’Association, propose le programme des activités à venir. 

Les décisions sont prises à majorité des voix.  Les décisions ne seront valablement prises en Conseil d’Administration que si elles sont acceptées à la majorité des membres présents ou représentés ayant droit de vote.
Chaque électeur ne peut disposer de plus de deux pouvoirs et il ne peut y avoir plus d'un dixième de vote par correspondance En cas de partage, la voix du Président(e) est prépondérante. Une Liste de Présence et un Procès-Verbal des réunions du Conseil d’Administration est tenu, signé par le Président(e) et le Secrétaire. 

Tout membre du Conseil d’Administration, qui, sans excuse, n'aura pas assisté à trois réunions consécutives, pourra être considéré comme démissionnaire.

Les réunions extra ordinaires, aussi bien de l’Assemblé Générale que du Conseil d’Administrations se font conformément les Statuts de l’Association. 

Le Bureau gère les affaires journalières et financières de l’association. Le Bureau en cas de besoin et ceci en fonction des activités de l’Association, et/ou activités personnels des 

membres du bureau, des adjoints peuvent être nommé par le bureau, leurs noms et la raison de la nomination seront communiqué aux membres lors de la prochaine Assemblé Générale. Les adjoints seront sélectés parmi les membres du Conseil d’Administration. Les membres ont la possibilité de faire opposition lors de l’Assemblé Générale. La nomination des adjoints doit être votée à la première Assemblée Générale qui suit la nomination. .

Le Bureau a comme première tâche de veiller sur le bon fonctionnement de l’association. A ce but le Bureau se réunit régulièrement (minimum une fois par mois) à la demande du Président(e) ou un quart des membres du bureau si besoin. Pour être valable les décisions du Bureau doivent être prises par au moins les trois quarts de ses membres. Les décisions sont prises à la majorité des voix ; en cas de partage, la voix du président(e) est prépondérante. 
Tout membre du Bureau qui, sans excuse, n'aura pas assisté à trois réunions consécutives, pourra être considéré comme démissionnaire. 

Le Bureau organise en collaboration avec les membres actifs de l’association ou autres organisations, des manifestations, des excursions, des séminaires ou toute autre activité dans le cadre des activités du Club des Trois Vallées. Le bureau peut également organiser des activités (loto/bingo, expositions et autres) dans le cadre de la récolte de ressources financier de l’Association toute en respectant les lois en vigueurs.

Le Bureau rend compte de ses activités lors des réunions du Conseil d’Administration, de l’Assemblée Générale ordinaire ou des bulletins d’informations électroniques envoyées aux membres ou affichage au siège social de l’Association. 

Seul le Bureau se charge des communications avec les autorités, les médias et tout autre organisme ou association. Tout courrier envoyé par l’Association porte au moins la signature du Président(e) et le cachet de l’association. Pour toute correspondance officielle par e-mail seul l’adresse mail de l’association clubdestroisvallee@gmail.com est valable. 
 

1. Activités de l’Association

En plus des activités communes du mercredi, les excursions, les repas ou autres activités conformément les statuts article 2, au sein de l’Association, trois sections ont des activités bien spécifiques :

• Section Gym douce,
• Section boulistes,
• Section randonnées.
• Chaqu’un de ses sections ont un responsable qui est proposé par le Bureau au Conseil d’Administration et approuvé par l’Assemblé Général. Les responsables des sections font automatiquement partis du Conseil d’Administration de l’Association. 

Les activités des trois sections sont couvertes par le contrat d’assurance de l’Association et sont accessible à tous les adhérents de l’Association ayant payé leurs cotisation annuelle. Selon le cas une cotisation complémentaire peut être demandé aux participants des activités des différentes sections, pour pouvoir participer aux activités d’une section bien spécifique, un certificat médical peut être demandé. 

Les responsables des sections organisent leurs activités indépendamment. Il leur est interdit et ceci en ligne avec le contrat d’assurance, d’organisé ou de participé à des compétitions autre que des compétitions interne à l’Association. 

Dans le cadre de certaines activités (excursions, repas ou autres) une participation financière pré-payable peut être demandée aux participants inscrits pour cette activité. En cas d’annulation ou non présence la somme payée ne peut être remboursée par l’Association qui a déjà engagé des frais. Il reste à la discrétion du Président(e) de procédé à un remboursement en cas de force majeur.

1. Membres et cotisations.

La cotisation est fixée annuellement et approuvée par l’assemblée Générale. 

La cotisation annuelle est payable au mois de janvier de chaque année. 

Uniquement pour des nouveaux membres qui s’inscrivent après le 1 juillet de l’année en cours une réduction de 50 % de la cotisation annuelle est appliquée. 

Des membres qui n’ont pas payés la cotisation annuellement pendant deux ans consécutifs seront automatiquement rayés des listes d’adhérents de l’Association. 

 

2. Finances - Comptes en banque et signatures

L’Association tient un compte en banque auprès de la Société Générale – Agence de Fumel et un livret d’épargne auprès de la Caisse d’Epargne – Agence le Monsempron-Libos. 

Le Président et le trésorier gèrent les comptes et ont la signature pour les deux comptes. 

Le Trésorier gère les finances de l’Association. A cet effet il tient un livre des comptes, manuscrit ou électronique. Mensuellement il rapporte lors des réunions du Bureau la situation financière de l’Association. 

A la fin de chaque année le trésorier, prépare un rapport financier, qu’il présente à l’Assemblé Générale. Un Commissaire des comptes est nommé parmi les membres actifs de l’Association. Le Trésorier met à la disposition du Commissaire des comptes, tous les rapports financiers ainsi que toutes les factures pour vérification. 

Lors de l’Assemblé Générale, le Trésorier propose un budget pour l’année à venir pour approbation.